RESPONSABLE DES ACHATS

MISSIONS :

Rattaché(e) au Directeur Finances et Approvisionnement, il/elle assure les missions suivantes :

Les achats sont entendus dans leur sens le plus large, ils concernent notamment les achats de fournitures, de matériel, de prestations de service et/ou intellectuelles et de sous-traitance de travaux. Ces achats sont réalisés soit localement au Vanuatu ou à l’étranger.

Aspects réglementaires

• Garantir la conformité aux règles Groupe et locales et, l’intégrité du processus d’achat.
• Définir et rédiger les conditions générales d’achat de l’Entreprise, en collaboration avec le département juridique
• S’assurer que les procédures d’achat Groupe et locales sont en place et sont appliquées dans l’Entreprise, adapter celles qui le nécessitent.
• Informer et former les responsables de département sur ces règles Groupe et locales, ces conditions générales d’achat et leurs évolutions respectives.
• Appliquer les règles et valeurs éthiques du Groupe.

Elaboration documentaire et acte d’achat

• Définir, en collaboration avec les responsables de département, les besoins et les conditions d’achats : cahier des charges, spécifications techniques, contraintes temporelles et budgétaires, identification des risques…
• Rédiger les documents de consultations (consultation restreinte, appel d’offre local, appel d’offre international…).
• Lancer et publier les consultations dans les canaux de communication adaptés.
• Veiller à la conformité aux règles des fournisseurs et des prestataires consultés (préqualification, vérifications administratives, Due-diligence, analyse des évaluations de prestations déjà réalisées …).
• Analyser les réponses à ces consultations en collaboration avec les responsables de département et évaluer la capacité des prestataires à répondre aux demandes.
• Analyser et évaluer systématiquement les prestations et/ou les travaux réalisés au vu des documents contractuels : qualité des réalisations, tenue des délais, conformité aux règles de sécurité et d’éthique en lien avec les Responsables sécurité et juridique, pertinence des prix et tarifs….
• Former et sensibiliser les équipes de l’Entreprise au suivi et à l’évaluation des prestations et travaux réalisés.
• Proposer toute amélioration du processus d’achat.

Gestion du service achat

• Encadrer l’équipe en charge des achats, de l’approvisionnement et du magasin.
• Déployer les actions des investissements approuvés avec les Directeurs de département
•  Assurer la gestion du budget de fonctionnement du service.

Produire le reporting d’activité du service auprès de sa hiérarchie.

NIVEAU REQUIS :   

• Diplôme supérieur en commerce international ou techniques de commercialisation ou Management des achats de type BAC+5 ou équivalent.

• Entre 5 et 10 ans d’expérience sur un poste similaire.

COMPETENCES REQUISES :

• Pratique courante des cahiers des charges et/ou des contrats de prestations et des appels d’offres.
• Connaissance des métiers de la production distribution de l’électricité et/ou de l’eau potable.
• Connaissances du déroulement complet d'une prestation de service/travaux.
• Pratique courante des systèmes qualité.
• Capacité à synthétiser des sujets complexes.
• Français et anglais des domaines techniques.
• Respect des normes qualité, prévention, environnement sécurité et éthique
• Aptitude à la négociation commerciale
• Connaissance du droit commercial
• Connaissance de la logistique internationale
• Connaissance des pratiques douanières
• Connaissance du commerce international
• Être titulaire d’un permis de conduire

APTITUDES :

• Aptitude à transmettre des connaissances, être pédagogue
• Curiosité, autonomie
• Créativité, fiabilité
• Disponibilité
• Rigueur et organisation
• Sensibilité et adaptabilité au contexte local
• Sens du service au client
• Collaboration
• Capacité à reporter, entrainer et gérer des projets

LANGUES :

• Avoir une bonne maitrise du français, de l'anglais et du bislamar