Au sein du groupe Engie, Global Business Support (GBS), doté de l’autorité managériale, regroupe près de 2000 collaborateurs répartis dans plusieurs pays et entités dont le but est d’apporter un soutien business de premier plan aux entités partenaires.

GBS compte à ce jour 7 Business Support (BS) Métier : Achats – Consulting – Finance  –  Immobilier et Logistique – Juridique - Ressources Humaines – Systèmes d’Information.

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OTC Officer

ENGIE HQ & ENGIE Digital

Objectif de la fonction

Piloter et mettre en œuvre le processus Order To Cash (commande de vente au paiement) pour :

• les Directions du HQ de ENGIE,
• les HQ des GBU et,
• ENGIE Digital

Outils mis en application dans le processus

• Suite SAP : ERP SAP S4/HANA dit VESTA (module SD), plateforme interco et SAP Master Data Gouvernance pour le HQ de ENGIE – ERP SAP dit RAPSODIE pour ENGIE Digital
• ITSM : ServiceNow MyPortal
• Miscrosoft O365 : Excel

Activités à considérer

Mettre en place et exécuter le processus Order To Cash

• Piloter le suivi du chiffres d’affaires en lien avec les contrôleurs de gestion, avec notamment :
  • Etablissement d’une liste d’informations nécessaires et pertinentes afin d’élaborer un fichier de suivi 
  • Stockage des données : bons de commande et convention de mise à disposition
• Piloter/Mettre en œuvre le processus de facturation et recouvrement :
  • Saisie des ordres de facturation dans SAP (module SD et plateforme interco) pour l’ensemble des prestations, en lien avec les contrôleurs de gestion
  • Demande de facturation auprès du CSP comptabilité client (GBS Finance / ACCIS) en charge de la comptabilisation et l’émission et de l’envoi des factures aux clients
  • Contrôle de la comptabilisation de la facturation
  • Suivi du recouvrement des factures en coordination avec GBS Finance et traitement des litiges afférents
• Piloter/Mettre en œuvre le processus de clôture comptable :
  • Calcul automatique des écritures de cut-off avant contrôle et corrections éventuelles par les contrôleurs de gestion : produits à recevoir (PAR) et produits constatés d’avance (PCA)
  • Demande de comptabilisation des PAR/PCA auprès de GBS Finance les transmettre au CSP pour comptabilisation
  • Contrôle de la comptabilisation des PAR/PCA
  • Analyse du chiffre d’affaires vs Budget et vs N-1
• Piloter/Mettre en œuvre un reporting mensuel :
  • Contrôles qualité de données entre les différents systèmes (MDG / SAP)
  • KPI : facturation, couverture du CA par un PO/convention
  • Balance âgée

Compliance et contrôle interne

• Conformité du processus avec les règles du groupe
• Conformité du processus avec les règles fiscales, notamment en termes de prix de transfert et de retenue à la source
• Documentation du processus : procédure et mode opératoires

Animer le processus OTC

• Sur la base du planning finance(prévisionnel et réel), animation des échéances auprès des différentes parties prenantes (dont les contrôleurs de gestion)
• Accompagnement des contrôleurs de gestion sur la gestion du processus OTC
• Membre de la comitologie OTC des Key users animée par la MOA SI Finance de GBS
• Administration fonctionnelle des outils
  • Maintien des référentiels clients (MDG/VESTA) et objet de gestion (VESTA)
  • Demandes d’évolution si nécessaire en réponse aux besoins des contrôleurs de gestion
  • Organiser les UAT/NRT si nécessaire avant MEP
• Coordination avec la fiscalité si nécessaire, notamment sur les sujets suivants :
  • Prix de transfert (opération intragroupes non domestiques)
  • Traitement de la retenue à la source lors de vente à certains pays (principalement Southam et AMEA)

Profil recherché

Compétences techniques requises

• Expérience confirmée en administration des ventes
• Expérience confirmée dans l’accompagnement opérationnel d’une équipe
• Bonne connaissance des processus de facturation et recouvrement
• Bonne connaissance de SAP, notamment le module SD
• Bonne maitrise d’Excel pour la mise en place d’outils de reporting
• Expérience en AMOA / conception fonctionnelle pour accompagner la mise en place des outils de la chaîne OTC est un plus

Compétences transverses

• Rigueur, autonomie, proactivité et savoir d’anticiper les tâches
• Capacité à analyser et synthétiser
• Maitrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, une partie des clients étant non francophone
• Aisance rédactionnelle